Manual Evenito 3.0

Vorbereitungen ausserhalb von Evenito

Gästeliste in Excel erstellen

Spalten gemäß Definition in Evenito unter "Kontakte", Einstellungen (Zahnrad).
Excelsheet mit 1 Reiter, 1 Titelzeile
Falls Formatierungen ein Hochladen verhindern, Daten kopieren und in neuem Sheet speichern.
Falls 1 Teilnehmer zu mehreren Gruppen gehört: mit Komma (OHNE Leerzeichen) getrennt in einer Spalte einfügen

Bilder und Bildformate

Wenn möglich Bilder aus dem Baloise Brand Hub verwenden (Media Library, Image Library). Mindestbreite 1200 Pixel (checken im Datei Explorer: Click mit rechter Maustaste, Eigenschaften)
Das Zuschneiden der Bilder ist nur notwendig, wenn das Format nicht passt.
Bildformat Website (Eventseite): mind. 1200 Pixel breit, Höhe je nach Sujet.
Bildformat Mails: mind. 650 Pixel breit, Höhe je nach Sujet.
Bildformat Ticket: gleich wie Eventseite oder je nach Länge des Programms höher oder weniger hoch. Achtung: nicht zu hoch, da sonst nicht alles auf einer Seite Platz hat.

Achtung: zu hohe Bilder nehmen zu viel Raum auf dem Bildschirm ein und sind nicht empfohlen.

Event-Bild zuschneiden – Möglichkeiten

Über PMC gemäss oben aufgeführten Massen oder
https://www.canva.com: Zuschneide-Symbol (oben rechts unter Button «Design erstellen») oder
Datei-Explorer: Bild öffnen, Symbol «Zuschneiden», gewünschter Ausschnitt definieren
Bild in PowerPoint einfügen, evtl. mit farblich passendem Shape. Mittels «Datei, Exportieren, Dateityp ändern» als PNG- oder JPG-Datei speichern.
Newsletter/Mails: Das Bild kann im Tool selber zugeschnitten werden. Bild anklicken, Bild bearbeiten, Beschneiden, Anwenden, Speichern

Evenito öffnen

evenito.com oder https://app.evenito.com/
Dein Passwort

Support

Super User: Patrick Schmutz (NWM), Céline Saunier (SRT), Dan Schnider (ZOZ), Corina Tschalär (Hauptsitz)
Falls Super User nicht helfen kann, an Corina Tschalär durch Super User
Falls Corina Tschalär nicht helfen kann an Evenito help@evenito.com durch Corina

Allgemein

Das Wechseln zwischen den Sprachen ist ohne Zwischenspeichern möglich.

Erstellen eines neuen Events

1. Dashboard

Klicke auf "+" (oben rechts), wähle «Aus einem Template erstellen» (empfohlen).
oder
Kopiere einen bestehenden Event: Klicke auf der Linie des Eventnamen auf das Symbol ganz rechts (2 Quadrate).
Gib den Namen des Events ein.
Wähle dein Team.
Aktualisiere den Browser, um den neuen Event zu sehen.

2. Event-Center

Basis-Einstellung

Name des Events: Name eingeben
Event-Beschreibung: Event-Location, Strasse, PLZ, Ort aufführen. Dieser Beschrieb wird in den Mails unter «Wo» mit dem Platzhalter [[event.description]] übernommen.
Datum/Uhrzeit (Start und Ende) eingeben. Datum und Startzeit werden in den Mails unter «Wann» als Platzhalter übernommen.
Status des Ereignisses: Empfehlung: Nach dem Event in "Archiviert" ändern.
Sprache(n) hinzufügen oder löschen, falls erforderlich

Limits

Maximale Teilnehmerzahl (einschliesslich Begleitpersonen)
Anzahl Begleitpersonen pro eingeladenem Teilnehmer definieren

3 . Kontakte

Einstellungen für Kontakte

Unter Einstellungen (Zahnrad): Vorschlag für Kontaktdaten zum Hochladen in Excel.
Schwarz = optional, rot = erforderlich.
Hinzufügen zusätzlicher Kontaktdaten: oben rechts schreiben.
Änderungen der Kontaktdaten: auf die Zeile klicken, Icon 1 = Text ändern, Icon 2 = Fragetyp ändern.

Gruppen

Nur festlegen, falls Gruppen erwünscht sind.

Mit "+" hinzufügen
Maximal "Begleiter" pro eingeladenem Teilnehmer hinzufügen
Gruppen können auch für Teilnehmerantworten definiert werden. Beispiel 1: Bei Anmeldung für reguläres/vegetarisches Menu wird die Antwort des Teilnehmers der entsprechenden Gruppe zugeordnet und die Anzahl erscheint somit im Dashboard. Beispiel 2: Der gleiche Event findet an drei unterschiedlichen Daten/drei unterschiedlichen Orten statt und je nach Antwort des Eingeladenen wird er der entsprechende Gruppe zugeordnet und erhält das richtige Bestätigungsmail. Weitere Infos unter Anmeldung.

Gruppen-Token

Nur festlegen, falls die Anzahl der Teilnehmer pro Gruppe begrenzt werden soll oder um einen Link für einen Flyer oder soziale Netzwerke zu erstellen.

Mit "+" hinzufügen
Name z.B. E-Mail, Flyer etc.
Token: Mindestens 6 Zeichen, z. B. TEF-22.
Limit: optional, Achtung: nur Eingeladene werden gezählt, Begleitpersonen nicht. Deshalb bei z.B. 100 Plätzen und 1 Begleitperson auf 50 limitieren.
Group: Wähle die Gruppe für diesen Gutschein aus (z. B. "Flyer").

Referenten

Mit "+" hinzufügen
Name, Titel, Foto hinzufügen

Personalized Files (für Ticket)

Mit "+" hinzufügen
Ticket als Word-Datei vorbereiten und hochladen

Kontakte in Evenito erfassen / manuell anmelden

Auf "+" und «Kontaktliste hochladen» oder «Kontakt manuell anlegen»
Manuell: bei Begleitperson unter «Einladender Teilnehmer» den Haupteingeladenen erfassen.
Manuell erfassen und anmelden: zuerst die Kontaktdaten erfassen, speichern. Dann Teilnehmer editieren, Zusatzfragen beantworten und erneut speichern. Anmelden: In der Übersicht, Spalte «Anmeldung» den Status auf «angemeldet» ändern.

Gästeliste - ändern der angezeigten Spalten

Stift-Symbol in der Titelzeile rechts und gewünschte Information anklicken

Gästeliste - filtern und/oder herunterladen der Gästeliste

Klick auf das Kästchen links in der Titelzeile -> Teilnehmer sind aktiviert
Filter (z.B. nach «Anmeldestatus»): Klick auf «Filter anzeigen» rechts im Suchfeld und gewünschten Filter wählen
Liste herunterladen mit Pfeil oben rechts neben dem Sprachwechsler

4. Location

Gib den Ort der Veranstaltung in "Suchen" ein.
Unter "Beschreibung des Ortes" kann Anfahrt und Parking beschrieben werden.

5. Programm

Füge mit "+" einen Programmpunkt hinzu.

6. Anmeldung

Einstellungen (Zahnrad) öffnen, Systemnachrichten (links) und Funktionen (rechts) überprüfen.

«Geschlossenen Event aktivieren» und «Willkommens-Box»: Schieber ist dunkelblau; NICHT ändern, da sonst die Logik des Anmeldeprozesses nicht mehr stimmt.
«Anmeldeformular Begleitungen» andern, falls ohne Begleitung
«Anmeldeformular Begleitungen aktivieren»: nur ändern, wenn eine Frage im Falle einer Abmeldung gestellt werden soll, z.B. Begründung für Abmeldung oder Zusenden der Aufzeichnung eines Online-Events.

Einstellungen schliessen.

Gruppen: Nichts festlegen, wenn das gleiche Anmeldeformular für alle verwendet wird.
Der Text der Buttons kann geändert werden
Der Text der Willkommens-Box kann geändert werden (Achtung, aktuellen Anmelde- & Bestätigungsprozess beachten: Bestätigungs-E-Mail für die Begleitperson wird separat versendet -> pro Teilnehmer 1 Mail).
Persönliche Informationen: 1) Einzelne Kontaktinformationen (z.B. Firma, Strasse etc.) können gelöscht werden. 2) IMMER erforderlich sind: Anrede, Vorname, Nachname und E-Mail. 3) Zusätzliche «Persönliche Informationen» können unten mittels «Eintrag hinzufügen +, Kontaktinformationen» erfasst werden. Textänderungen können unter Kontakt, Einstellungen (Zahnrad) vorgenommen werden. Auch können dort ebenfalls neue Kontaktinformationen hinzugefügt werden.
Neue Frage hinzufügen: Am Ende «Eintrag hinzufügen» und «Kontaktinformationen» oder «Zusatzfrage» wählen. Dann definieren ob die Antwort ein Text ist oder ob eine (1) Antwort (Single-select) oder mehrere Antworten (Multi-select) möglich sind. Wählen, ob die Antwort «Erforderlich» oder «Optional» ist. Titel und eventuell eine Beschreibung festlegen.
Die Reihenfolge kann mittels Symbol (Gleichheitszeichen) am Ende der Zeile und Drag-and-Drop geändert werden.
Die Zustimmung zum «Datenschutz» muss die letzte Frage sein.
Gruppenspezifische Frage: z.B. Frage nach dem Hotel nur der Gruppe „VIP“ stellen. Auf Frage klicken, «Bedingungen anzeigen», Gruppe definieren. Der Gast muss vor dem Hochladen einer Gruppe zugeordnet werden.
Gruppenzuteilung durch Antwort (bei der Antwort, erscheint oberhalb „Limit“ beim Darüberscrollen): Je nach Antwort wird der Teilnehmende einer Gruppe hinzugefügt; z.B. a) Fleisch/Vegi oder b) bei einem Event mit 2 Durchführungsdaten (und evtl. Durchführungsorten), Teilnahme Datum1/Datum2. Cursor auf entsprechende Antwort, «Aktion hinzufügen» wählen und der vorgängig definierten Gruppe zuordnen. Die Anzahl der Anmeldungen erscheint im Event-Center (mittlere Grafik) und im Fall b) kann je nach Datum ein anderes Bestätigungs-Mail mit dem richtigen Ort ausgelöst werde
Unterfrage (bei der Antwort, erscheint oberhalb „Limit“ beim Darüberscrollen): z.B. nach der Antwort „Allergien -> Ja“ erscheint die Unterfrage nach der Art der Allergie/en. Cursor auf entsprechende Frage (Single- oder Multi-Select), «Unterfrage hinzufügen».

7. Website

Editieren der Website mittels Klick auf die weisse Fläche (NICHT auf Link).
Website-Struktur (links): 1) Einzelne Bausteine können von links nach rechts per Drag-and-Drop gezogen werden und erscheinen so auf der Website. 2) Jeder Baustein kann mehrfach hinzugefügt werden (z.B. mehre Videos oder Google-Maps). 3) In der rechten Spalte kann die Reihenfolge per Drag-and-Drop geändert werden.
Website-Einstellungen (Zahnrad Niveau Website): Domain: Name ändern, URL ändern (z.B. Eventname und Jahr). Kleinbuchstaben, Zahlen, keine Sonderzeichen außer "-".
Navigation: Weitere Ankerpunkte (Links, Buttons) auf der Website (oben rechts) hinzufügen mittels Klick AUF "#" -> alle Möglichkeiten für eine Verknüpfung erscheinen.
Header: Das Layout nicht ändern. Bild: Event-Bild (1196 Pixel breit) hochladen, wähle zunächst den Ordner deines Teams (NWM, ZOZ etc.) und klicke dann auf "+", um das Foto hochzuladen oder einen Ordner zu erstellen (z.B. Ordner pro Event oder Eventmanager). Wenn der Text für den Ort (aus "Location") nicht korrekt ist, wechsle von "Eventangaben" zu "Freier Text" und gib unter "Beschreibung" den gewünschten Text ein.
Willkommen: Text anpassen
Programm: nichts tun, Änderungen unter "Programm" (siehe 5)
Weitere mögliche Bausteine: Referenten, Informationen, Video (Youtube, teilen, einbetten, copy/paste).
Anmeldung: Nichts tun, Änderungen unter "Anmeldung" im obigen Abschnitt.
Location: Nichts tun, Änderungen unter "Location" im obigen Menü.
Kontakt: hier die Kontaktdaten des Event Managers erfassen

Kontakt

Baloise, Vorname Nachname, Sales Promoter

vorname.name@baloise.ch, +41 58 285 XX XX

Fusszeile: Nichts tun, keinesfalls löschen (Link auf Datenschutz)
"Änderungen speichern" und "Veröffentlichen". Bei der ersten Veröffentlichung dauert es circa 15-30 Minuten bis die Seite online ist. Bei jeder Änderung, die einen Einfluss auf die Website hat (z.B. Programm, Anmeldeformular, Referenten etc.), muss die Website erneut gespeichert und veröffentlicht werden. Dies dauert wenige Sekunden, Browser aktualisieren.
Sprachwechsler: das Wechseln zwischen den Sprachen ist ohne Zwischenspeichern möglich.

8. Nachrichten

Nachrichteneinstellungen (Zahnrad oberhalb Button «Kontakt auswählen»)

"Typ" nichts ändern
"Empfänger": nur ändern, wenn eine bestimmte Mail nur von einer bestimmten Gruppe empfangen werden soll. Achtung: Die Gruppe «Standard» immer drin lassen. Falls ein Gast versehentlich ohne Gruppe hinzugefügt wird, erhält er trotzdem ein Mail.
Absendername und E-Mail Absender: nicht ändern
Betreff: nach Wunsch ändern
"Antwort-E-Mail": E-Mail-Adresse des Event Managers eingeben

Platzhalter Wann / Wo

Wann: Die Platzhalter [[event.startDateWithDay]], [[event.startTime]] ziehen die Daten aus den Angaben, die unter «Event-Center, Grundeinstellungen» gemacht werden.
Wo: Der Platzhalter [[event.description]] zieht die Daten aus den Angaben, die unter «Event-Center, Grundeinstellungen, Event-Beschreibung» gemacht werden.

Link «Eventseite»

Hier ist der Platzhalter [[event.register]] hinterlegt. So ist sichergestellt, dass auch beim Kopieren eines Events immer die richtige Eventseite verlinkt ist.

Neuer Bestätigungsprozess / neue Platzhalter:

Jeder Teilnehmer erhält ein separates Mail. Deshalb gibt es neu nebst der Bestätigung für den Haupteingeladenen auch eine Bestätigung für die Begleitperson/en.
Neu Bestätigung Eingeladener: neuer Platzhalter für die Begleitperson [[contact.companions]] -> alle Begleitpersonen werden aufgeführt.
Neu Bestätigung Begleitung: neuer Platzhalter des Eingeladenen [[contact.invite.firstName]] [[kontakt.einladen.lastName]]
Senden: Blauer Button "Kontakt auswählen".
Gruppe: Gruppen aktivieren oder auf "Standard" belassen (es wird alles angezeigt).
Anmeldestatus: Für Reminder filtern.
Teilnehmer auswählen/aktivieren: Klicke auf das Kästchen links in der Titelzeile.

Ticket

Es gibt zwei Möglichkeiten:

QR-Code des Teilnehmers: Platzhalter, Kontaktinformationen, QR-Code [[contact.qr]]]
Als Anhang (Word-Datei) : Word-Dokument vorbereiten und unter Kontakt, "Personalized Files" hochladen. In die Bestätigungs-E-Mail einfügen: "Platzhalter", Files, Dokument auswählen.

Kalendereintrag

Empfohlen für Bestätigung, Details siehe Manual

Zustellung der Nachricht / Bounce-Liste

Ca. einen halben Tag nach dem Versand checken

Variante 1: Fliegersymbol oben in der Mitte, Filtern «Nachrichtenstatus»
Variante 2: Säulendiagramm-Symbol oben in der Mitte: Bounceliste als .csv herunterladen und wie folgt in eine Excel-Datei umwandeln: Daten -> Daten Abrufen -> aus Txt/csv Datei auswählen -> Importieren -> Laden

Tipps für die Verminderung einer SPAM-Wahrscheinlichkeit:

Die Mailadressen müssen eine gute Qualität aufweisen. Jede gebouncte Mail wirkt sich negativ aus. "Hard Bounces" im Comet korrigieren.
Nachrichten durch einen Mailtester (z. B. https://www.mail-tester.com/) laufen lassen, um zu sehen, ob der Inhalt irgendetwas 'Spammiges' enthält.
Bei einer grösseren Anzahl von Personen (mehr als 5 Personen) aus demselben Unternehmen, diese in verschiedene Gruppen/Versände aufteilen, da interne E-Mail-Firewalls die Nachrichten sonst blockieren.
Wenn in der E-Mail ein Website-Link verwendet wird, sollte diese Website unter der gleichen URL gehostet werden wie die Absender-URL, also «baloise.ch». Links auf andere Websites sind zu vermeiden.
In allen Nachrichten eine Antwort-E-Mail-Adresse hinterlegen.
CC- und BCC-Adressen sind nicht empfohlen, da dadurch die E-Mail zusätzlich belastet wird.
Keine sehr grossen Bilder verwenden, sondern die Grösse richtig anpassen.

9. Check-in

Falls Gäste am Event versehentlich nicht eingecheckt wurden, kann dies hier manuell erfolgen.

10. Link für Flyer und Social Media

URL des Events (Website, Einstellungen, Domain): z.B. template-dfi à https://template-dfi.events.baloise.ch/
Der unter «Kontakte», «Gruppen-Token» definierte Token, z.B. TEF-22: à ?t=TEF-22
Link für den Flyer : https://template-dfi.events.baloise.ch/?t=TEF-22

Links bei mehrsprachigen Events:

https://template-dfi.events.baloise.ch/?t=TEF-22&lang=de

https://template-dfi.events.baloise.ch/?t=TEF-22&lang=fr

https://template-dfi.events.baloise.ch/?t=TEF-22&lang=it

Letztes Update 07/2023

Préparatifs en dehors d'Evenito

Créer la liste des invités dans Excel

Colonnes selon définition dans Evenito sous "Contacts", paramètres
Feuille Excel avec 1 onglet, 1 ligne de titre
Si le formatage empêche le téléchargement, copier les données et les enregistrer dans une nouvelle feuille.
Si 1 participant fait partie de plusieurs groupes : insérer dans une colonne, séparé par une virgule (SANS espace)

Image et formats d'image

Utiliser si possible des images de la plateforme Baloise Brand Hub (Media Library, Image Library).
Largeur minimale 1200 pixels (vérifier dans l'explorateur de fichiers : clic droit de la souris, paramètres)
Dimensions Page de l'événement : 1200 pixels de large et environ 200-400 pixels de haut (selon le sujet de l'image).
Dimensions Mails : 650 pixels de large et 150-200 pixels de haut (selon le sujet de l'image).
Les images plus hautes prennent trop de place à l'écran et ne sont pas recommandées.
Format d'image du billet : identique à celui de la page de l'événement

Découper l'image de l'événement - possibilités

Via PMC selon les mesures indiquées ci-dessus ou
https://www.canva.com : symbole de recadrage (en haut à droite sous le bouton "Créer un design") ou
Explorateur de fichiers : ouvrir l'image, symbole "recadrer", définir la partie souhaitée ou
Insérer l'image dans PowerPoint, l'afficher le plus grand possible, sélectionner l'extrait souhaité avec l'outil de snipping et l'enregistrer comme fichier JPG.
Newsletter/messages électroniques : l'image peut être recadrée dans l'outil lui-même. Cliquer sur l'image, modifier l'image, recadrer, appliquer, enregistrer

Ouvrir Evenito

evenito.com ou https://app.evenito.com/
Ton mot de passe

Support

1. Super user : Patrick Schmutz (NWM), Céline Saunier (SRT), Dan Schnider (ZOZ), Corina Tschalär (siège principal)

2. Si Super User ne peut pas aider, à Corina Tschalär par Super User

3. Si Corina Tschalär ne peut pas aider, à Evenito help@evenito.com par CT

Créer un nouvel événement

1. Tableau de bord

Cliquer sur « + » (en haut à droite), créer sur la base d’un modèle (recommandé)
ou
Copier un événement existant : Sur la ligne du nom de l'événement, clique sur l'icône à droite (2 carrés).
Saisir le nom de l'événement
Définir ton team
Actualiser le navigateur pour voir le nouvel événement

2. Event-Center

Paramètre de Base

Nom de l'événement : Saisir le nom.
Description de l'événement : indiquer le lieu de l'événement, la rue, le code postal et la ville. Cette description sera reprise dans les mails (messages) sous "Où" en tant qu’espaces réservés [[event.description]] .
Date / heure (début et fin) : la date et l’heure de début sont reprises dans les messages sous "Quand" en tant qu’espaces réservés.
Statut de l’événement : recommandation : changer en "Archivé" une fois l'événement passé
Langue(s) : ajouter ou supprimer une ou plusieurs langues, si nécessaire

Limits

Nombre maximal de participants (accompagnants inclus)
Définir le nombre d’accompagnants par participant

3. Contacts

Paramètres des Contacts

Sous paramètres (roue): proposition de données de contact à télécharger dans Excel
noir = optionnel, rouge = obligatoire
Ajouter des contacts supplémentaires : écrire en haut à droite
Modifications possibles : cliquer sur la ligne, icône 1 = modifier le texte, icône 2 = modifier le type de question

Groupes

À définir uniquement si des groupes sont souhaités

Ajouter avec « + »
Maximum « Companions » (accompagnants) par invité
Des groupes peuvent également être définis pour les réponses des participants. Exemple 1 : en cas d'inscription pour un menu régulier/végétarien, la réponse du participant est attribuée au groupe correspondant et le nombre apparaît donc dans le tableau de bord. Exemple 2 : le même événement a lieu à trois dates/lieux différents et, en fonction de la réponse de la personne invitée, celle-ci est attribuée au groupe correspondant et reçoit le bon e-mail de confirmation. Plus d'informations sous Inscription.

Bon

À définir uniquement si le nombre de participants par groupe doit être limité ou pour créer un lien pour un dépliant ou les réseaux sociaux

Ajouter avec « + »
Nom par ex. E-Mail, Flyer etc.
Token : Au moins 6 caractères, par ex. TEF-22
Limite : facultatif, Attention : seules les personnes invitées sont comptabilisées, pas les accompagnants. Par ex. pour 100 places et 1 accompagnant, il faut limiter le nombre à 50.
Groupe : Sélectionner le groupe pour ce bon, par ex. « Flyer »

Intervenants

Ajouter avec « + »
Ajouter nom, titre, photo

Personalized Files (pour billet)

Ajouter avec « + »
Télécharger le billet sous forme de fichier Word

Saisir des contacts dans Evenito / inscrire manuellement

Cliquer sur "+" et "Télécharger la liste des contacts" ou "Créer le contact manuellement".
Spécialement pour manuellement : pour l'accompagnant, saisir l’invité principal sous "Participant qui invite".
Saisir et inscrire manuellement : saisir d'abord les données de contact, enregistrer. Ensuite, éditer le participant, répondre aux questions supplémentaires et enregistrer. Inscrire le participant : Dans l'aperçu, colonne "Inscription", changer le statut en « inscrit ».

Liste des invités - Modifier les colonnes affichées

Cliquez sur l'icône du crayon dans la barre de titre à droite et sur l'information souhaitée.

Liste des invités - Filtrer et télécharger la liste des invités

Cliquez sur la case à gauche dans la barre de titre -> les participants sont activés
Filtrer la liste (par ex. selon « Inscrit » ) : Cliquez sur "Afficher filtre" à droite dans le champ de recherche et sélectionnez le filtre souhaité.
Télécharger la liste avec la flèche en haut à droite à côté du changeur de langue

4. Lieu

Saisir le lieu de l'événement dans « rechercher »
Sous "Description du lieu", il est possible de décrire l'accès et le parking.

5. Programme

Ajouter un point de programme avec « + »

6. Inscription

Ouvrir les paramètres (roue dentée), vérifier les notifications du système (à gauche) et les fonctions (à droite).

«Activer l’événement privé» et «Fenêtre d’accueil»: La glissière est bleu foncé; NE PAS modifier sinon la logique du processus d'inscription n'est plus correcte.
«Activer le formulaire d'inscription des accompagnants» modifier si pas d'accompagnement.
«Activer le formulaire de déclin»: à modifier uniquement si une question doit être posée en cas de désinscription, par ex. raison de la désinscription ou envoi de l'enregistrement d'un événement en ligne.

Fermer les paramètres.

«Groupes»: Ne rien définir s'il n'y a qu'un seul groupe ou si le même formulaire d'inscription est utilisé pour tous les groupes.
Le texte des boutons peut être modifié
Le texte de la fenêtre d’acceuil peut être modifié (attention processus actuel: l’e-mail de confirmation pour la personne accompagnante est envoyé séparément -> 1 mail par participant)
Informations personnelles: 1) Les Informations personnelles (par ex. entreprise, rue, etc.) peuvent être supprimées. 2) Civilité, prénom, nom, e-mail sont TOUJOURS obligatoires. 3) Des «Informations personnelles» supplémentaires peuvent être saisies en bas au moyen de «Rajouter une entrée +, Coordonnées de contact». Les modifications de texte peuvent être effectuées sous «Contact, Paramètres (roue dentée)». Il est également possible d'y ajouter de nouvelles informations de contact.
Ajouter une nouvelle question: à la fin «Rajouter une entrée +», et choisir «Cordonnée de contact» ou «Question complémentaire». Choisir si la réponse est un texte ou si une réponse (Single-select) ou plusieurs réponses (Multi-select) sont possibles. Choisir si la réponse est facultative ou obligatoire. Définir le titre et éventuellement une description.
L'ordre peut être modifié en cliquant sur l'icône (signe d'égalité) à la fin de la ligne et en faisant un glisser-déposer.
L'acceptation des «Protection des données» doit être la dernière question.
Ajouter une nouvelle question pour l’accompagnateur: à la fin «Rajouter une entrée +» et et copier la question de l'invité principal ou en saisir une nouvelle.
Question spécifique au groupe : par ex. poser une question sur l'hôtel uniquement au groupe «VIP». Cliquer sur la question, «Afficher Conditions», définir le groupe. L'invité doit être attribué à un groupe avant le téléchargement.
Affectation à un groupe par la réponse (lors de la réponse, apparaît au-dessus de "Limit" en faisant glisser la souris): selon la réponse, le participant est ajouté à un groupe ; par ex. a) viande/végétarien ou b) pour un événement avec 2 dates (et éventuellement lieux), participation date1/date2. Positionner le curseur sur la réponse correspondante, sélectionner «Rajouter une action» et l'attribuer au groupe défini précédemment. Le nombre d'inscriptions apparaît dans le centre d'événements (graphique du milieu) et dans le cas b), un autre mail de confirmation peut être envoyé avec le bon lieu, selon la date.
Sous-question (lors de la réponse, apparaît au-dessus de "Limit" en faisant glisser la souris): par ex. après la réponse «Allergies -> Oui», la sous-question sur le type d'allergie(s) apparaît. Curseur sur la question correspondante (Single- ou Multi-Select), «Rajouter une sous-question».

7. Site Internet

Editer le site Internet en cliquant sur la surface blanche (PAS sur le lien).
Structure Site Internet (à gauche) : 1) Les modules dans la colonne de gauche peuvent être ajoutés dans la colonne à droite par glisser-déposer et apparaissent alors sur le site internet. 2) Chaque module peut être utilisé plusieurs fois (par ex. plusieurs vidéos ou Google-Maps). 3) Dans la colonne de droite, l'ordre peut être modifié par glisser-déposer.
Paramètres du Site Internet, Domaine : changer le nom, changer l’URL. Lettres minuscules, chiffres, pas de caractères spéciaux sauf « - ».
Navigation : Ajouter d'autres points d'ancrage (liens, boutons) sur le site web (en haut à droite), en cliquant SUR "#" -> toutes les possibilités de liens apparaissent.
Header : ne pas changer le layout. Télécharger une image (1196 pixels de large) sous « Photo »: Sélectionner d'abord le dossier de ton équipe (SRT), puis cliquer sur « + « pour télécharger la photo ou pour créer un dossier (à définir : pour vous, pour l’événement etc.). Si le texte pour le lieu (repris de « lieu »), n'est pas correct, changer de « Informations sur l’événement » à « Texte libre » et saisir sous « Description » le texte souhaité
Bienvenue : changer le texte
Programme : ne rien faire, modifications sous «Programme » (voir 5).
Autres modules possibles : Intervenants, informations, Video (Youtube, partager, intégrer, copy/paste)
Inscription : ne rien faire, modifications sous « Inscription » dans le menu ci-dessus
Lieu : ne rien faire, modifications sous « Lieu » dans le menu ci-dessus
Contact : saisir ici les coordonnées de la personne de contact.

Contact

Baloise, Prénom Nom, Promoteur de vente

prénom.nom@baloise.ch, +41 58 285 XX XX

12. Pied de page : ne rien faire, ne surtout pas supprimer (lien vers la protection des données)

13. « Enregistrer les modifications » et « Publier ». Lors de la première publication, il faut compter environ 15 minutes pour que le site soit en ligne. Chaque fois qu'une modification est apportée au site (programme, formulaire d'inscription, intervenants, etc.), le site doit être enregistré et publié à nouveau.

8. Messages

Paramètres des messages (roue au-dessus du bouton "Sélectionner un contact") :

« Type » ne rien faire
« Destinataire » : ne modifier que si un courrier spécifique ne doit être reçu que par un groupe spécifique. Attention : toujours laisser le groupe "Standard". Si un invité est ajouté par erreur sans groupe, il recevra quand même un mail.
Nom de l’expéditeur, expéditeur de l’E-mail : ne rien faire
Objet : à modifier selon tes souhaits
« E-Mail de réponse » : Adresse e-mail du responsable de l'événement

Espace réservé « Quand / Où »

Quand : Les espaces réservés [[event.startDateWithDay]] et [[event.startTime]] tirent les données des indications qui sont faites sous "Event-Center, paramètres de base".
Où : L’espace réservé [[event.description]] tire les données des indications faites sous "Event-Center, paramètres de base, description de l'événement".

Lien « Page des événements »

Le caractère de remplacement [[event.register]] est déposé ici. Cela permet de s'assurer que la bonne page d'événement est toujours reliée, même lors de la copie d'un événement.

Nouveau processus de confirmation / nouveaux espaces réservés :

Chaque participant reçoit un e-mail séparé. C'est pourquoi il existe désormais, en plus de la confirmation pour l'invité principal, une confirmation pour la/les personne(s) accompagnante(s).
Confirmation pour l'invité principal : nouvel espace réservé pour la/les personne/s accompagnante/s [[contact.companions]].
Confirmation pour l’accompagnant: nouvel espace réservé pour le participant invité [[contact.invite.firstName]] [[contact.inviter.lastName]]
Envoyer : Bouton bleu "Sélectionner un contact".
Groupe : activer les groupes ou les laisser sur "Standard" (tout est affiché).
Statut d'inscription : Filtrer pour les rappels.
Sélectionner/activer les participants : Clique sur la case à gauche dans la barre de titre.

Billet

Il y a deux possibilités :

1. QR-Code du participant : « espace réservé », informations de contact, QR-Code [[contact.qr]]

2. En pièce jointe (fichier Word) : Préparer le document Word et télécharger sous « Contact », « Personalized Files »

Insérer dans l'e-mail de confirmation : « espace réservé », Files, choisir le document

Entrée dans le calendrier

Recommandé pour la confirmation, voir le manuel pour les détails

Transmission du message / liste de rebond

Vérifier environ une demi-journée après l'envoi.

Variante 1 : symbole de l'avion en haut au milieu, filtrer "statut du message".
Variante 2 : symbole du diagramme à colonnes en haut au milieu : Télécharger la liste de rebond au format .csv et la convertir en fichier Excel comme suit : Données -> Récupérer et transformer les données -> A partir d'un fichier Txt/csv -> Sélectionner le fichier -> Importer -> Charger

Conseils pour réduire une probabilité de SPAM :

Les adresses e-mail doivent être de bonne qualité. Chaque mail rebondi a un effet négatif. Corriger les "hard bounces" dans Comet.
Faire passer les messages par un testeur de courrier (https://www.mail-tester.com/) pour voir si le contenu contient quelque chose de 'spammé’.
Si le nombre de personnes de la même entreprise est important, les répartir dans différents groupes/envois, car les « Firewalls » internes bloquent sinon les messages.
Insérer le lien "Se désabonner de la newsletter" conformément à cet article. Ceci n'est valable que pour Evenito et doit ensuite être transféré dans Comet.
Si un site web est utilisé dans l'e-mail, s'assurer qu'il est hébergé sous la même URL que celle de l'expéditeur, c'est-à-dire "baloise.ch". Les liens vers d'autres sites web sont à éviter.
Mettre une adresse e-mail de réponse dans tous les messages.
Les adresses CC et BCC ne sont pas recommandées, car elles alourdissent le courrier électronique.
Ne pas utiliser de très grandes images, mais adapter correctement leur taille.

9. Check-in

Si par erreur des invités ne sont pas enregistrés lors de l’événement, on peut le faire manuellement ici.

10. Lien pour dépliant et réseaux sociaux

URL de lévénement (Site internet, Paramètres, Domaine): par ex. template-dfi à https://template-dfi.events.baloise.ch/
Le Token défini sous "Contacts", "Bon": par ex. TEF-22: à ?t=TEF-22
Lien pour le dépliant: https://template-dfi.events.baloise.ch/?t=TEF-22

Liens pour les événements multilingues :

https://template-dfi.events.baloise.ch/?t=TEF-22&lang=fr

https://template-dfi.events.baloise.ch/?t=TEF-22&lang=it

https://template-dfi.events.baloise.ch/?t=TEF-22&lang=de

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